POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES
CLIENTES EXTERNOS
1. GENERALIDADES. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dicta: “el
derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la
información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos”, y los demás
derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución
Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma;
LOGICPHARMA S.A.S.. establecerá las siguientes políticas para el manejo adecuado de la
información sensible de sus clientes Externos.
Este derecho constitucional conocido como HABEAS DATA, confiere a los ciudadanos la
posibilidad de decidir y controlar la información que otros poseen sobre ellos y, en ese orden de
ideas, la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, consagran mecanismos y
garantías que permiten el pleno ejercicio del mencionado derecho.
2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA. LOGICPHARMA S.A.S.., cuyo objeto social principal es el
Comercio al por mayor y menor de productos farmacéuticos, medicinales, cometicos actividad
económica lícita en Colombia y en el extranjero, identificada con NIT. 901.145.985-0 y domicilio
principal en la ciudad de Barranquilla en la Cra 49c # 75-47; es responsable y/o encargada del
tratamiento de la información o datos personales.
3. DEFINICIONES. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Base de Datos: Conjunto organizado de datos
personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que
pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Encargado del
Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular:
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: Cualquier
operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o
escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos
personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento
de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del
Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Dato público: Es el dato que no sea
semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos
al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor
público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros
públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Datos sensibles: Se entiende por datos
sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual, y los datos biométricos. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando
el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y
se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la
comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando
tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4. OBJETIVO. a. Definir dentro de la organización el procedimiento a seguir, en cuanto a la
protección efectiva de datos de carácter personal para dar cumplimiento a las exigencias legales y
contractuales definidas en el marco jurídico. b. Dar a conocer a cada uno de los titulares de los
datos personales, el tipo de información, los datos recolectados, la finalidad, el uso, la protección,
así como los derechos que tiene y el procedimiento para ejercerlos; según se establece en el
Art.15 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012.
5. ALCANCE. El alcance de la política de manejo de información aplica para las personas que se
involucren en los actos que se describen a continuación:
Clientes: Las personas naturales o jurídicas que adquieran medicamentos además de otros
productos que se entiende contratarán de buena fe con Logicpharma S.AS.
Al aceptar esta política de manejo de información, el cliente o su representante legal, actuando en
calidad de titular de la información de los datos personales recolectados, autoriza expresamente
que la compañía realicen el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la
recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión
en los términos de la presente política de privacidad y/o transferencia dentro del país o a terceros
vinculados (civil, laboral, comercial) suministrados para las finalidades descritas en la política de
manejo de la información.
Proveedores: Son las personas naturales o jurídicas que abastecen a la empresa
LOGICPHARMA S.A.S. . de todos los bienes y servicios necesarios para un óptimo desarrollo licito
del objeto social de la empresa.
Al aceptar esta política de manejo de información, el proveedor o su representante legal, actuando
en calidad de titular de la información de los datos personales recolectados, autoriza expresamente
que la compañía realicen el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la
recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión
en los términos de la presente política de privacidad y/o transferencia dentro del país o a terceros
vinculados (civil, laboral, comercial) suministrados para las finalidades descritas en la política de
manejo de la información.
6. FINALIDADES. LOGICPHARMA S.A.S. ., utilizará su información para los siguientes
propósitos: a) Fines Administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y
ventas. b) Comerciales, como realizar campañas de promoción, marketing c. De contacto, para
obtener un conocimiento más amplio de todos los clientes y proveedores. d) De ejecución y
cumplimiento de los contratos que celebre la empresa. e) Informativo para ser invitado a participar
en diferentes campañas y eventos sociales. f) Informativo en materia comercial, promocional,
ocial, campañas, beneficios especiales , invitaciones y actividades promocionales de la empresa
o de sus aliados. g) Como insumo para que la empresa adelante todas las gestiones necesarias
para dar respuesta a consultas o peticiones. h) Para actividades de mercadeo, promoción y
comercialización de los productos y servicios propios del objeto social de la empresa. i) Para
otras finalidades, tales como análisis de mercado, desarrollo y mejora de nuestros servicios,
iniciativas comerciales y promocionales; identificación de cuáles de nuestros servicios le podrían
interesar al titular para promocionar y comercializar sus productos o servicios con base en sus
preferencias y comportamiento anterior titular. j) Para la identificación y prevención de fraude,
lavado de dinero y otras actividades delictivas. k) De seguridad, la información y datos personales,
incluidos en la grabación de imágenes, audio o vídeo, ubicados en nuestras instalaciones.
7. TIPO DE INFORMACIÓN QUE SE RECOLECTA. LOGICPHARMA S.A.S., está comprometida
en dar un correcto uso y tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus
titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar,
divulgar y/o destruir la información, para lo cual, cuenta con políticas de seguridad de la
información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento.
La empresa puede recolectar información y datos personales de clientes y proveedores, la cual
puede variar en razón de requerimientos de autoridades locales, facilidades tecnológicas,
naturaleza del contrato, entre otros, para tales efectos, podemos recolectar la siguiente información
y datos personales, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en archivos físicos y
servidores ubicados en la compañía.
Información obtenida de clientes y proveedores:
§ Datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad o Nit.,
firma.
§ Datos de ubicación: dirección de domicilio y/o residencia, teléfonos fijos y celulares, correo
electrónico (personal/laboral).
§ Datos socios económicos: comerciales y financieros, números de cuentas bancarias, referencias
comerciales.
§ Los demás que sean necesarios para la prestación de los servicios profesionales en el área de la
comunicación social, a través de cada una de sus unidades de negocio y cada uno de los
propósitos de tratamiento de la información.
Adicionalmente, para fines de seguridad, la compañía puede recolectar, almacenar, compartir y
cotejar con distintas autoridades administrativas, de control y vigilancia, autoridades de policía y
autoridades judiciales nacionales, la información y datos personales, incluyendo grabación de
imágenes, audio o vídeo, ubicados en nuestras instalaciones (tales como oficinas administrativas,
bodegas, archivo). La Compañía informa de este hecho al público en general mediante la
publicación de avisos en donde se informa que están siendo monitoreados y de la recolección de
esta información y datos personales.
8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el
tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida
por cualquier medio o con la aceptaciòn de la presente política de tratamiento de información
personal que pueda ser objeto de consulta posterior. Los datos personales no serán obtenidos ni
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
De igual forma se debe tener en cuenta que según el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 se
especifica que surgen casos en los que no es necesaria dicha autorización para el tratamiento de
los mismos y se establecen los siguientes casos:
· Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.
· Datos de naturaleza pública.
· Casos de urgencia médica o sanitaria.
·Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
· Datos relacionados con el registro civil de las personas.
9. DERECHOS DEL TITULAR El cliente y proveedor, tiene derecho a consultar y conocer los
detalles del tratamiento de los datos personales requeridos por la compañía, así como a
rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo
utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y
términos contemplados en esta política.
Con la aceptación de esta política, el cliente y proveedor, manifiesta libre, expresa y previamente
haber sido informado sobre los derechos que las leyes aplicables le conceden como titular de sus
datos personales según artículo 8 de la ley 1581 de 2012 y que se enuncian a continuación: a)
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento o
encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este
expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización
otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito
para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012. c)
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud,
respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia
de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás
normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la
supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de
Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han
incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. f) Acceder en forma gratuita a
sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
10. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR
(CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR LOS DATOS Y REVOCAR LA
AUTORIZACIÓN)
El procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular según el artículo 14 de la ley 1581 de
2012 son:
a) CONSULTAS: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del
titular que repose en nuestras bases de datos, teniendo en cuenta que LOGICPHARMA S.A.S. .,
se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario, a través de los medios que tenga
establecidos. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de
consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho
término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en
que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
b) RECLAMOS: Si el titular o los causahabientes, consideran que la información y datos
personales contenidos en nuestras bases de datos deben ser objeto de corrección, actualización o
supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos
en esta política, podrán presentar un reclamo ante nosotros, el cual será tramitado bajo las
siguientes reglas:
§ Su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a la compañía, con su identificación, la
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos
que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, lo requerimos dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses
desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información requerida por el interesado,
entenderemos que ha desistido del reclamo.
§ En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolver el reclamo, se dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará de la
situación al interesado.
§ El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo debidamente soportado. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
El cliente o proveedor, en su calidad de titulares de los datos personales y datos personales
sensibles, podrán gestionar sus consultas o reclamos a través del área de asistente administrativa
y de tesorería de LOGICPHARMA S.A.S.. o por medio del correo electrónico pqr@logicpharma.co.
11. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO. Se define como responsable a la
persona natural o jurídica, pública o privada que decida sobre el tratamiento de las bases de datos
y/o información sensible; el cual debe acatar los siguientes deberes regidos por la ley 1581 de
2012 en su artículo 17.
Garantizar a través de los canales establecidos, para los titulares de datos, el pleno y efectivo
ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos
personales.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva
autorización otorgada por el titular de datos personales.
Informar acerca de la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la
autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos
establecidos en la presente política.
Garantizar que la información suministrada al encargado del tratamiento sea veraz, completa,
exacta, actualizada y comprensible.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se hayan vulnerado los mecanismos de
seguridad y existan riesgos en la administración de los datos personales de los titulares.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del titular una vez presentado el reclamo y mientras su resolución se
encuentre en trámite.
12. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
Se define como encargado del tratamiento de la información la persona natural o jurídica,
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos
personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos
de la presente ley.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5)
días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en
la presente ley.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
13. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. La información suministrada por el
cliente, proveedor y demás personas que hubieren tenido un vínculo directo con la compañía,
permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan
la compañía para tal fin, por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la
materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos
de la información, o en todo evento.
14. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA. Una vez aprobada por la Gerencia General de
LOGICPHARMA S.A.S.., la presente política entra en vigencia en Barranquilla, 01 de Marzo de
2021.
Representante Legal
LOGICPHARMA S.A.S.